Embarcarse en un proyecto de gobernanza del dato, incluso para las empresas más experimentadas, raramente es algo fácil. Implementar una gobernanza del dato con éxito requiere una atención y enfoque continuos por parte de toda la empresa. Pero cuando se hace bien, puede ser una parte poderosa y fundamental de la transformación digital y la optimización del negocio.
Tanto si las empresas están empezando a considerar un proyecto de gobernanza del dato, o si se encuentran en pleno proceso de implementación, Infoverity ha identificado a lo largo de los años, una gran variedad de errores y mitos que hay que solventar.
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Error 1: Toda la carga recae sobre el departamento de IT
Solución: Colaboración entre departamentos
Frecuentemente, las empresas ven el proyecto de gobernanza del dato simplemente como un asunto del departamento de IT, en lugar de como algo que tiene un impacto en toda la empresa. Como resultado, los departamentos de IT a menudo se sienten capaces de solucionar el problema de la gobernanza del dato por su cuenta. También puede ocurrir que la empresa tenga problemas o quejas con los desarrollos de gestión de datos del departamento de IT, pero no tengan tiempo para solucionar esos problemas. El departamento de IT entonces se siente obligado a abordar el problema sin mucho apoyo por parte de la empresa. Ese enfoque aislado casi siempre es un error.
El departamento de IT junto con el resto de departamentos (sobre todo los departamentos vinculados a desarrollo de negocio), necesitan trabajar codo con codo en cada etapa de la gobernanza del dato para que ésta tenga éxito. Los departamentos vinculados al negocio son los que entienden los casos prácticos de uso de datos (qué problemas existen y qué necesidades de información hay); mientras que IT hace de guía asegurar que los datos son seguros, precisos y consistentes.
Si los departamentos vinculados al desarrollo de negocio intentan abordar un proyecto de gobernanza del dato por sí solos, pueden pasar por alto los componentes tecnológicos en torno a estándares y control que se deberían usar. Cuando un departamento de IT intenta abordar la gobernanza en solitario pueden perder de vista el verdadero propósito empresarial o las realidades operacionales y crear procesos que se acaban convirtiendo en una carga para la empresa o sus clientes.
Solo a través de la colaboración entre el departamento de IT y el resto de la empresa, es posible crear soluciones de gobernanza del dato prácticas, sostenibles y que ayuden a crear datos útiles para la toma de decisiones en la empresa.
Error 2: Asumir un proyecto de gobernanza con un alcance demasiado grande
Solución: Ir poco a poco
Otro error común es comenzar con proyectos que tienen un alcance demasiado grande. Debemos empezar por definir las peguntas más importantes o los problemas más complicados que deseamos resolver con el proyecto de gobernanza del dato. Después, debemos identificar, dentro de todo el ciclo de vida de los datos, qué correcciones tendrán el mayor impacto en su calidad, integridad y usabilidad
A la vez, se buscará generar un gran impacto en la calidad de las decisiones tomadas por la empresa en general. Identificaremos una pequeña porción del proyecto que aborde el problema, cuya solución pueda tener efectos duraderos y significativos, y comenzaremos por ahí. Al repetir este proceso, con un fuerte liderazgo conjunto de IT y la dirección de la empresa, se pueden lograr mejoras significativas en la calidad de los datos.
Está bien tener aspiraciones, pero es aún más importante ser realista. La gobernanza del dato no es el único foco del negocio, ni debería serlo. Pero cuando los proyectos se vuelven demasiado grandes o poco realistas, la gobernanza del dato se puede convertir en un problema. Ser realista acerca del proyecto de gobernanza del dato también significa reconocer que no es un trabajo de tiempo completo ni tampoco el enfoque de casi nadie dentro de la organización. Si bien un puñado de empresas pueden tener equipos de gobierno dedicados, la mayoría de las empresas no cuentan con suficientes recursos.
En cualquier caso, quien tenga la tarea de gobernar los datos debe trabajar mano a mano con el departamento de IT y el departamento directivo para plantear objetivos a corto, medio y largo plazo y qué esfuerzos pueden generar resultados inmediatos. Esto ayudará a mantener estos recursos limitados enfocados donde más se necesita.
Error 3: "No tenemos tiempo para la gobernanza del dato"
Solución: "Mejor prevenir que curar"
Muchas empresas piensan que no tienen tiempo para abordar el proyecto de gobernanza del dato. Esta idea se perpetúa si los líderes del equipo creen esto y no enfatizan su importancia con sus equipos. Por ejemplo, si tienes un líder de ventas que no aplica una buena gobernanza en sus datos de CRM, sus funciones de ventas, marketing y gestión de productos, la empresa perderá tiempo cuando se intente extraer y analizar datos porque una parte de ellos falta, es incorrecta o incompleta. Los proyectos de corrección de datos pueden terminar costando mucho más tiempo a largo plazo.
Error 4: Pensar que la gobernanza del dato tan solo es una sencilla tarea en tu lista
Solución: Dedicar los recursos adecuados
La gobernanza de datos requiere trabajo. No siempre se puede cargar esta responsabilidad en los empleados, que ya tienen demasiadas tareas. Esto provoca quejas del personal, capacitación inadecuada, proyectos de alcance demasiado grande o una falta de comprensión real de los recursos necesarios para realizar una gestión de datos eficaz. Debemos considerar formalizar tareas relacionadas con la gobernanza, modificar los roles existentes o dedicar roles completos a la tarea. Infoverity ha visto empresas contratar responsables de datos para apoyar a los equipos de ventas, ayudando a controlar la calidad de sus datos. Fue una inversión, pero funcionó porque amplió el control de calidad y permitió que el equipo de ventas se concentrara en lo que mejor saben hacer: vender.
Error 5: "La gente hará lo que le digamos"
Solución: Integrar la gestión del cambio en el proyecto
El cambio es difícil y las personas lo resisten de forma natural. Siguiendo incluso los principios más básicos de gestión del cambio como forma de generar comprensión, adopción y promoción, ayudarás al personal a estar más dispuesto e incluso entusiasmado de participar en el proyecto de gobernanza. Esto, les ayuda a ver por qué es importante, el impacto en el negocio y cómo ellos también forman parte del panorama general de la empresa. Incluso un plan táctico modesto que apoye la gestión del cambio puede hacer que tus equipos avancen a lo largo de la curva de cambio, desde la resistencia hasta la comprensión, la adopción y la defensa entusiasta.
Saber dónde centrar tus esfuerzos
Si bien es importante evitar errores, el proyecto de gobernanza del dato no se hará efectiva a menos que se tomen medidas proactivas. Saber qué abordar y cuándo, puede ser un desafío para cualquier empresa. Aquí hay cuatro pasos básicos que pueden ayudarte a priorizar tu trabajo de manera efectiva:
Identificar los puntos de dolor causados por los datos o la falta de ellos
Esto puede requerir algo de trabajo, pero una vez que los identifiques, podrás crear cierto consenso entre los equipos sobre la naturaleza del problema y el resultado que deseas lograr. Esto sirve como base para la visión y la estrategia que guiarán tu gobernanza a largo plazo.
Comienza el proceso de diseño del proyecto de gobernanza. En esta etapa, las empresas analizan qué proyectos deben tener prioridad, definen las medidas de éxito esperadas y definen cómo pueden mostrar valor rápidamente lo antes posible. Por ejemplo, seleccionando algunos campos de datos cruciales que no tienen estándares, definiendo los estándares que deberían tener y aplicando los estándares en la fuente de datos.
Reparar datos antiguos. Una vez que las empresas se hayan asegurado de que todos los datos nuevos se gestionan correctamente, podrán volver atrás y trabajar en la calidad y la gestión de los datos existentes.
Ejecuta pilotos para demostrar valor. Una vez que identifiques qué proyectos se pueden iniciar de inmediato, se pueden ejecutar pruebas piloto para demostrar el valor de tu estrategia de gobernanza del dato. Si el piloto es diseñado adecuadamente, puede demostrar resultados rápidamente.
Repite y expande proyectos para demostrar valor con el tiempo. A medida que los proyectos demuestran su valor, puedes empezar a planear otros proyectos y comenzar a escalar el esfuerzo de forma más amplia.
Obtener el compromiso de la dirección con el marco de gobernanza del dato
La creación de una cultura de gobernanza del dato comienza desde la dirección de cada empresa. El apoyo ejecutivo debe ser auténtico, visible y continuo, y sus líderes deben expresar su opinión sobre la importancia de la gobernanza del dato y cómo afecta al negocio.
Los directivos también pueden proponer un enfoque departamental multidisciplinario. Si los departamentos directivos y de IT no han estado colaborando estrechamente, sus líderes pueden considerar medidas como realizar kick-offs conjuntos y lanzar comunicaciones globales.
La falta de compromiso ejecutivo puede acabar con un proyecto de gobernanza del dato. Hemos visto esto muchas veces. Es posible que los directivos hayan estado de acuerdo al principio, pero cuando surgieron otros problemas en el negocio, le quitaron prioridad a la gobernanza y no lograron comunicar su importancia de manera contínua. Una vez que esto sucedió, el programa de gobernanza fracasó. Por eso creemos que los directivos deben insistir en incorporar este trabajo a la agenda de toda la empresa.
Celebrar las grandes y pequeñas victorias de la gobernanza del dato
Es importante para las empresas celebrar las victorias, incluso las pequeñas, a lo largo del proceso de implementación y adopción. Cuando un proyecto de gobernanza del dato va bien y empieza a demostrar sus resultados, celébralo. Sé específico acerca de quién, cómo y por qué se han conseguido esos resultados. Esto mantendrá a los empleados conectados al proceso y mantendrá su entusiasmo al destacar los beneficios tangibles que de otra forma podrían haber sido no percibidos o subestimados.
Adopta una visión a largo plazo del proyecto de gobernanza del dato
En última instancia, el proyecto de gobernanza del dato es un maratón, un juego de resistencia, no una carrera de velocidad. Para ganarlo, las empresas necesitan disciplina, estructura y acción contínua en el tiempo. Reconocer los errores que hemos destacado, considerar las soluciones probadas y al adoptar una visión amplia de la gobernanza del dato, es posible generar resultados reales para tu negocio. Con un programa sólido de gobernanza del dato, puedes equipar a tu empresa para utilizar los datos de manera más estratégica, aliviar la carga de tus equipos, generar ahorros de tiempo y costes y crear nuevas oportunidades para tu empresa.
Sobre Infoverity
Infoverity es una Empresa Internacional de Consultoría de Gestión de Datos especializada en ayudar a empresas a maximizar el poder de sus datos a través de proyectos de Data Strategy, MDM (Master Data Management), Gobernanza del Dato y Data Quality, desde su enfoque estratégico, hasta su implementación, optimización, y soporte. Infoverity tiene una amplia experiencia en el sector de la manufactura, distribución, retial, financiero, y de seguros.
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