Los silos de datos surgen cuando un equipo recopila conjuntos de datos de manera aislada. Como consecuencia, otros equipos de la misma empresa no pueden acceder a esos datos. De este modo, se crean barreras a la comprensión de actividades interdepartamentales y al rendimiento de una organización. Esto dificulta la colaboración, la comunicación y la planificación estratégica.
A medida que las empresas introducen nuevas tecnologías en sus sistemas, es más probable que surjan silos de datos. Más de el 40% de las organizaciones encuestadas han tenido problemas con esto. La persistencia de silos de datos ha obstaculizado sus esfuerzos por empezar a tomar sus decisiones basadas en datos.
En este artículo, abordaremos las repercusiones de los datos aislados y cómo resolverlas .
Silos de datos: Índice
Por qué los silos de datos son un problema
Las empresas modernas suelen tener una gran pila tecnológica.
Por ejemplo: los equipos de ventas utilizan un CRM. El departamento de marketing utiliza una herramienta de automatización de marketing. Los gestores de inventario tienen su ERP, mientras que los representantes de atención al cliente aprovechan un sistema de gestión de incidencias. Cada herramienta tiene una finalidad.
Pero lo que no hacen estas herramientas es conectar la información que tienen en el backend. No desarrollan una perspectiva unificada que todos los departamentos puedan compartir y aprovechar.
Por ejemplo, las herramientas de CRM generan información, como el historial de compras, que podría ayudar a varios departamentos a realizar una mejor planificación estratégica.
Los equipos de marketing pueden adaptar los mensajes y las promociones de productos en sus campañas de correo electrónico. Los gestores de inventario pueden abastecerse de los artículos comprados con más frecuencia. El departamento de atención al cliente también puede utilizar la información de compras anteriores para resolver rápidamente los problemas.
Este tipo de entorno de trabajo cooperativo se ve obstaculizado por los silos de datos. Las organizaciones toman decisiones de manera aislada cuando manejan datos que no se pueden integrar en todos los departamentos. Como resultado, las empresas sufren de:
División organizativa
Como los datos se limitan al sistema o al departamento que los gestiona, la organización, en su conjunto, carece de visibilidad de los datos que pueden ayudarles a tomar decisiones informadas e identificar oportunidades o riesgos de crecimiento.
El 68% de los trabajadores afirma que los cuellos de botella en información han afectado negativamente a su trabajo. Estos dificultan el descubrimiento de perspectivas y oportunidades interfuncionales que pueden mejorar los procesos, la experiencia del cliente y el desarrollo de productos.
Mala calidad de datos
En un entorno fragmentado, no es sorprendente encontrar conjuntos de datos incompletos, incoherentes y solapados. Esta mala calidad de datos debilita su credibilidad y conduce a errores en el análisis y la elaboración de informes. Peor aún, los datos deficientes pueden hacer perder a las empresas una media de 12,9 millones de dólares.
Ineficiencia en el proceso
Los silos de datos hacen que los empleados pierdan el 30% de sus horas de trabajo semanales persiguiendo datos. Sin acceso a datos integrados, tienen que reunir manualmente información de distintos sistemas o departamentos para tomar una decisión.
Por ejemplo, los jefes de producción pueden acabar pasando horas recopilando manualmente datos de los sistemas de inventario, control de calidad y seguimiento de la producción sólo para preparar un informe semanal de rendimiento. Esta ineficacia lleva mucho tiempo y es propensa a errores.
Riesgos de seguridad y conformidad
Un informe de 2024 mostró que el 70% de las organizaciones que operan con silos de datos sufrieron una brecha de seguridad en los últimos 24 meses. Los datos compartimentados dificultan a los equipos de seguridad la coordinación de esfuerzos y la resolución de incidentes. Además, el uso de sistemas aislados para almacenar información sensible también supone un riesgo para el cumplimiento de la normativa.
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Estrategias clave para acabar con los silos de datos
Los silos de datos son el mayor obstáculo al que se enfrentan las empresas a la hora de convertirse en empresas basadas en datos. Afortunadamente, para desmantelarlos solo es necesario que tanto las soluciones tecnológicas como las organizativas trabajen en tándem.
Integración de datos con la tecnología adecuada
La falta de interconectividad en la pila tecnológica de una organización es la principal causa de los silos de datos, especialmente si la empresa funciona con sistemas obsoletos o personalizados.
Desarraigar estos sistemas es una tarea costosa. Sin embargo, existe una solución en forma de integración de datos . Consiste en recopilar datos y alojarlos en una única fuente de verdad, como un almacén de datos o un lago de datos.
Las herramientas de integración de datos, como ETL (Extract, Transform, Load) y ELT (Extract, Load, Transform), y las API permiten un intercambio de información sin fricciones entre distintas aplicaciones y sistemas.
Para apoyar esta interconectividad, se necesitan soluciones de gestión de datos maestros (MDM) que establezcan datos limpios, precisos y fiables en toda la organización. Esta conectividad es especialmente importante cuando se manejan elementos de datos críticos, como información sobre clientes y productos.
Una vez implantadas las herramientas, las empresas deben supervisar periódicamente los esfuerzos de integración de datos y las métricas de rendimiento para detectar los puntos débiles y reforzar sus herramientas y procesos.
Establecer una buena gobernanza de datos
En el empeño de una organización por eliminar los silos de datos, el primer paso es establecer un buen marco de gobernanza de datos. El marco debe definir un conjunto de procedimientos, políticas y personal que describa cómo una organización debe recuperar, almacenar, buscar y emplear los datos.
Al igual que la integración y la gestión de datos, el establecimiento de la gobernanza de datos es una empresa continua. Es un compromiso a largo plazo que puede convertirse en un reto con los cambios en el entorno empresarial y el liderazgo.
Formar a los empleados en alfabetización informática
Las empresas pueden evitar el bloqueo de conocimientos enseñando a los empleados no tecnológicos cómo se vinculan los datos a sus puestos de trabajo .
Según Jordan Marrow, vicepresidente y responsable de análisis de la herramienta de adopción de software BrainStorm: La alfabetización informática comienza con tres componentes clave: curiosidad, creatividad y pensamiento crítico. Motivar a los empleados para que aprendan a manejar datos es una responsabilidad de la organización.
Las empresas pueden realizar una prueba de conocimientos y pedir opiniones para averiguar cómo pueden ayudar a los usuarios empresariales y a los trabajadores de primera línea a aprovechar los datos. Esta información es necesaria para crear un programa de alfabetización informática de éxito.
Crear un entorno de colaboración
Las organizaciones pueden facilitar una cultura de colaboración centrándose en proyectos interdisciplinares, intercambio de conocimientos y colaboración interfuncional. Esto puede hacerse organizando reuniones interdepartamentales que permitan a los distintos equipos intercambiar ideas y compartir información.
Desde la base, la dirección debe alinear los incentivos y los indicadores clave de rendimiento (KPI) para promover objetivos, recompensando los comportamientos que fomenten el intercambio de datos y la colaboración. Celebrar los logros interfuncionales mediante premios y reconocimientos públicos puede reforzar esta cultura de intercambio de información.
Estas cuatro estrategias no son exhaustivas, pero constituyen un buen punto de partida. En Infoverity, creemos que las organizaciones deben empezar poco a poco. Mantener los esfuerzos de integración centrados en casos de uso o departamentos específicos al principio permite que la iniciativa produzca los mejores resultados. Una vez que los esfuerzos demuestren su éxito, solo entonces podrá la organización extender lentamente sus iniciativas de integración.
Las organizaciones no deben caer en una dinámica de silos
La falta de intercambio o acceso entre departamentos y sistemas dentro de una organización da lugar a silos de datos. Pero la combinación adecuada de procesos, herramientas y personas puede derribarlos. De este modo, se permite a cada departamento sacar el máximo partido de los datos empresariales disponibles.
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