Una organización con problemas de mala calidad de datos puede dar el primer paso para resolverlos realizando una auditoría de datos. Las organizaciones confían en este proceso para salvaguardar los datos, cumplir la normativa y tomar decisiones informadas.
En este artículo, examinaremos el valor de la auditoría de datos y debatiremos cómo llevarla a cabo con eficacia.
Mejores prácticas de auditoría de datos: Índice
Qué es la auditoría de datos y cuáles son sus ventajas
La auditoría de datos consiste en el análisis y revisión de los datos de una empresa. El objetivo de esta revisión es garantizar una utilidad y seguridad óptimas. El objetivo es detectar errores, riesgos o anomalías y corregirlos lo antes posible.
Lo ideal sería realizar una auditoría de datos anual para garantizar la exactitud de los datos, la coherencia y la seguridad. Durante este periodo, los analistas y partes interesadas trabajan para examinar cómo la organización recopila, almacena y aprovecha los datos.
Entre los beneficios de realizar una auditoría de datos se incluyen:
- Mejora de la seguridad: las auditorías de datos revelan los puntos débiles de la infraestructura informática de una organización. Esto que permite mejorar los controles de seguridad y reducir riesgos de seguridad.
- Control de accesos: Las auditorías de datos revisan los permisos de usuarios en toda la red. Así se pueden prevenir las amenazas de seguridad de origen interno.
- Garantizar el cumplimiento de la normativa: Las auditorías de datos permiten a las organizaciones cumplir con una legislación en constante cambio. Tanto a nivel de legislación local como estatal o federal.
- Mejorar la confianza y la utilidad de los datos: Las auditorías de datos mejoran la integridad de los mismos. Esto permite que los datos sean más fiables y se puedan aprovechar como un verdadero activo para la empresa. Como consecuencia, se maximiza el uso de la información a través de las herramientas de gestión de datos.
- Mejorar la eficiencia y la toma de decisiones: Las auditorías de datos ayudan a comprender cómo influyen los procesos en la elaboración de informes. También, identifica y propone soluciones a los problemas de calidad datos. Estos problemas pueden estar influyendo en las operaciones y la toma de decisiones. Por lo tanto, es muy importante mitigarlos.
- Simplificar las ntegraciones de datos: Las auditorías de datos ayudan a las organizaciones a crear mejores estrategias de datos. Esto es especialmente importante cuando las empresas crecen a través de fusiones y adquisiciones. Esto es porque estos procesos generan nuevos conjuntos de datos que gestionar de manera muy rápida.
Tres buenas prácticas para realizar auditorías de datos
Las siguientes buenas prácticas ayudan a las empresas a mejorar su proceso de auditoría de datos. También les ayudará a mantener las mejores prácticas de gobernanza de datos.
Definir la jerarquía de la información
Las jerarquías de datos sirven para organizar los elementos de datos en un formato similar a un árbol. Cada nivel revela más información que el anterior. Esto facilita la comprensión y el análisis de los datos en los distintos niveles de la empresa.
Por ejemplo, en sanidad, una jerarquía de datos puede empezar con toda la organización, descender al nivel de departamento, luego al de servicio y, por último, al de paciente.
La jerarquía de datos es crucial para el éxito de una auditoría. Esto es porque la distribución de dominios y subdominios por áreas de negocio garantiza la disponibilidad de un inventario de datos actualizado. Muchas empresas producen demasiados datos que pueden descontrolarse fácilmente. Por lo tanto, lo primero que hay que hacer es recopilar una visión general del estado global de los datos.
Desarrollar y asignar controles de calidad y seguridad de datos
Medir la calidad de los datos empresariales y los riesgos de seguridad no es sencillo. Las organizaciones rara vez son capaces de identificar una fuente única con la que comparar los estándares.
Antes de auditar los datos, las organizaciones necesitan identificar controles de calidad y seguridad. Y deben hacerlo para todos los dominios dentro de la jerarquía. Los controles son métodos, reglas y normas utilizados para garantizar la calidad y seguridad de los datos. Algunos ejemplos son las restricciones de acceso a los datos, las reglas de validación y la supervisión de errores.
Estos controles deben centrarse en todos los dominios de datos existentes (datos de clientes, datos de productos y datos de empleados). Y también en todos sus correspondientes niveles jerárquicos (desde el resumen de alto nivel hasta las transacciones detalladas).
Un buen ejemplo sería la jerarquía de los detalles de las transacciones de los clientes dentro del dominio de datos de clientes. Entre los controles que una empresa minorista puede aplicar se encuentran:
- Garantizar que todos los registros de clientes contengan información de contacto precisa
- Que no haya duplicados
- Que las preferencias de privacidad y consentimiento se actualicen periódicamente
Implantar un marco de tests de controles
Los tests de controles internos agilizan y normalizan el proceso de auditoría. El objetivo principal es determinar si los controles internos son eficaces para prevenir errores de calidad o seguridad. Además, los tests aportan la garantía necesaria para demostrar el cumplimiento normativo. Y aportan esta garantía, especialmente en situaciones en las que los procedimientos sustantivos individuales son insuficientes.
Los controles deben documentarse en un framework de tests muy exhaustivo. Disponer de una biblioteca de frameworks detallada permite vincular los umbrales de calidad de datos y los posibles riesgos de seguridad a las áreas más críticas del sistema.
El alcance y la frecuencia de las pruebas pueden variar según el control. A veces esto significa probar toda la población de controles, mientras que otras veces significa revisar solo una muestra representativa. En cualquier caso, los controles de alto impacto y/o los que no han superado pruebas anteriores deben revisarse y probarse más a menudo.
Con el tiempo, las empresas tendrán que revisar y adaptar el marco de pruebas de los controles a la evolución de la legislación y los cambios en el panorama empresarial.
Relación entre auditoría y gobernanza de datos
La auditoría de datos está dentro de la función de gestión de datos global de una empresa. Constituye una parte fundamental que ayuda a identificar errores relacionados con los datos, que podrían afectar negativamente a la definición de estrategias empresariales eficaces.
Por otro lado, el gobierno de datos funciona como un centro estratégico que unifica las actividades individuales de gestión de datos (incluida la auditoría de datos).
La relación entre ambos es intrínseca y simbiótica, y cada uno contribuye a una gestión eficaz de los datos empresariales.
Las empresas no pueden hacerse una idea completa de su panorama de datos sin auditorías de datos. Esta falta de conocimiento plantea problemas a la hora de aplicar estrategias eficaces de gobernanza de datos. Al mismo tiempo, las auditorías de datos también son necesarias para establecer garantías, confianza y pruebas de una gobernanza de datos eficaz.
Por lo tanto, una entidad de gobierno de datos bien habilitada debe participar en la creación, implementación y gestión de la función de auditoría de datos. Es su responsabilidad salvaguardar la integridad del ciclo de vida de los datos, así como hacer cumplir las políticas para cumplir con la normativa.
Las auditorías son fundamentales para la modernización de los datos empresariales
Las iniciativas de datos emergentes, como la integración de herramientas de IA/ML, están a la vanguardia de muchos sectores industriales. Ahora más que nunca, la auditoría de datos es una parte vital en la gestión de la integridad, seguridad y operatividad de los datos.
Para asegurarte de que la calidad de los datos, su privacidad y su infraestructura informática pueden hacer frente a la situación, realiza auditorías exhaustivas y actualiza las prácticas de gobernanza de datos en consecuencia. Infoverity puede ayudarte en este sentido. Ponte en contacto con nosotros hoy mismo.
